🏢 Office Life

⏱ 14 min read

In this lesson you will learn useful English vocabulary and everyday expressions for talking about the office and workplace, including coworkers, meetings, emails, documents, schedules, deadlines, and common situations at work. Each English word or phrase includes translations in Spanish, French, German, Italian, and Portuguese.

🟢 Basic Office Vocabulary

🏢 Office

🇪🇸 Spanish: Oficina
🇫🇷 French: Bureau
🇩🇪 German: Büro
🇮🇹 Italian: Ufficio
🇵🇹 Portuguese: Escritório
👔 Boss

🇪🇸 Spanish: Jefe / Jefa
🇫🇷 French: Patron / Patronne / Chef
🇩🇪 German: Chef / Chefin
🇮🇹 Italian: Capo / Capo / Responsabile
🇵🇹 Portuguese: Chefe
👥 Coworker / Colleague

🇪🇸 Spanish: Compañero / Compañera de trabajo
🇫🇷 French: Collègue
🇩🇪 German: Kollege / Kollegin
🇮🇹 Italian: Collegato / Collega
🇵🇹 Portuguese: Colega de trabalho
💻 Computer

🇪🇸 Spanish: Computadora / Ordenador
🇫🇷 French: Ordinateur
🇩🇪 German: Computer
🇮🇹 Italian: Computer
🇵🇹 Portuguese: Computador
📅 Meeting

🇪🇸 Spanish: Reunión
🇫🇷 French: Réunion
🇩🇪 German: Meeting / Besprechung
🇮🇹 Italian: Riunione
🇵🇹 Portuguese: Reunião
📋 Project

🇪🇸 Spanish: Proyecto
🇫🇷 French: Projet
🇩🇪 German: Projekt
🇮🇹 Italian: Progetto
🇵🇹 Portuguese: Projeto

🟡 Office & Work Vocabulary

📧 Email

🇪🇸 Spanish: Correo electrónico
🇫🇷 French: E-mail / Courriel
🇩🇪 German: E-Mail
🇮🇹 Italian: E-mail
🇵🇹 Portuguese: E-mail / Correio eletrônico
📄 Document

🇪🇸 Spanish: Documento
🇫🇷 French: Document
🇩🇪 German: Dokument
🇮🇹 Italian: Documento
🇵🇹 Portuguese: Documento
📊 Report

🇪🇸 Spanish: Informe
🇫🇷 French: Rapport
🇩🇪 German: Bericht
🇮🇹 Italian: Relazione / Report
🇵🇹 Portuguese: Relatório
📅 Schedule

🇪🇸 Spanish: Horario
🇫🇷 French: Horaire / Planning
🇩🇪 German: Zeitplan / Terminplan
🇮🇹 Italian: Orario / Programma
🇵🇹 Portuguese: Horário / Agenda
⏰ Deadline

🇪🇸 Spanish: Fecha límite
🇫🇷 French: Date limite / Délai
🇩🇪 German: Frist / Deadline
🇮🇹 Italian: Scadenza
🇵🇹 Portuguese: Prazo / Data limite
📁 File / Folder

🇪🇸 Spanish: Archivo / Carpeta
🇫🇷 French: Fichier / Dossier
🇩🇪 German: Datei / Ordner
🇮🇹 Italian: File / Cartella
🇵🇹 Portuguese: Arquivo / Pasta

🔵 Workplace Actions

💼 To work

🇪🇸 Spanish: Trabajar
🇫🇷 French: Travailler
🇩🇪 German: Arbeiten
🇮🇹 Italian: Lavorare
🇵🇹 Portuguese: Trabalhar
📧 To send

🇪🇸 Spanish: Enviar
🇫🇷 French: Envoyer
🇩🇪 German: Senden / Schicken
🇮🇹 Italian: Inviare
🇵🇹 Portuguese: Enviar
📥 To receive

🇪🇸 Spanish: Recibir
🇫🇷 French: Recevoir
🇩🇪 German: Empfangen / Erhalten
🇮🇹 Italian: Ricevere
🇵🇹 Portuguese: Receber
📅 To schedule

🇪🇸 Spanish: Programar
🇫🇷 French: Planifier / Programmer
🇩🇪 German: Planen / Ansetzen
🇮🇹 Italian: Programmare / Fissare
🇵🇹 Portuguese: Agendar / Programar
📄 To review

🇪🇸 Spanish: Revisar
🇫🇷 French: Réviser / Examiner
🇩🇪 German: Überprüfen / Durchsehen
🇮🇹 Italian: Rivedere / Controllare
🇵🇹 Portuguese: Revisar / Analisar
✅ To finish / Complete

🇪🇸 Spanish: Terminar / Completar
🇫🇷 French: Terminer / Achever
🇩🇪 German: Beenden / Abschließen
🇮🇹 Italian: Finire / Completare
🇵🇹 Portuguese: Terminar / Completar

🧠 Talking About Work

💡 Use the present continuous (am/is/are + -ing) to talk about work that is happening right now.

I'm working on the report.
🇪🇸 Estoy trabajando en el informe.
🇫🇷 Je travaille sur le rapport.
🇩🇪 Ich arbeite an dem Bericht.
🇮🇹 Sto lavorando sul report.
🇵🇹 Estou trabalhando no relatório.

We're preparing the presentation.
🇪🇸 Estamos preparando la presentación.
🇫🇷 Nous préparons la présentation.
🇩🇪 Wir bereiten die Präsentation vor.
🇮🇹 Stiamo preparando la presentazione.
🇵🇹 Estamos preparando a apresentação.
💡 Use “have to + infinitive” to talk about tasks and responsibilities you must complete.

I have to finish the report today.
🇪🇸 Tengo que terminar el informe hoy.
🇫🇷 Je dois terminer le rapport aujourd'hui.
🇩🇪 Ich muss den Bericht heute fertigstellen.
🇮🇹 Devo finire il report oggi.
🇵🇹 Tenho que terminar o relatório hoje.

We have to send the documents before Friday.
🇪🇸 Tenemos que enviar los documentos antes del viernes.
🇫🇷 Nous devons envoyer les documents avant vendredi.
🇩🇪 Wir müssen die Dokumente vor Freitag schicken.
🇮🇹 Dobbiamo inviare i documenti prima di venerdì.
🇵🇹 Temos que enviar os documentos antes de sexta-feira.
💡 Use “have a meeting” when talking about having or attending a meeting.

I have a meeting with my boss at ten.
🇪🇸 Tengo una reunión con mi jefe a las diez.
🇫🇷 J'ai une réunion avec mon patron à dix heures.
🇩🇪 Ich habe um zehn Uhr ein Meeting mit meinem Chef.
🇮🇹 Ho una riunione con il mio capo alle dieci.
🇵🇹 Tenho uma reunião com o meu chefe às dez.

We have an important meeting this afternoon.
🇪🇸 Tenemos una reunión importante esta tarde.
🇫🇷 Nous avons une réunion importante cet après-midi.
🇩🇪 Wir haben heute Nachmittag ein wichtiges Meeting.
🇮🇹 Abbiamo una riunione importante questo pomeriggio.
🇵🇹 Temos uma reunião importante esta tarde.

❓ Useful Workplace Questions

📅 What time is the meeting?

🇪🇸 Spanish: ¿A qué hora es la reunión?
🇫🇷 French: À quelle heure est la réunion ?
🇩🇪 German: Um wie viel Uhr ist das Meeting?
🇮🇹 Italian: A che ora è la riunione?
🇵🇹 Portuguese: A que horas é a reunião?
⏰ What is the deadline?

🇪🇸 Spanish: ¿Cuál es la fecha límite?
🇫🇷 French: Quelle est la date limite ?
🇩🇪 German: Was ist die Frist?
🇮🇹 Italian: Qual è la scadenza?
🇵🇹 Portuguese: Qual é o prazo?
📧 Did you receive my email?

🇪🇸 Spanish: ¿Recibiste mi correo electrónico?
🇫🇷 French: As-tu reçu mon e-mail ?
🇩🇪 German: Hast du meine E-Mail bekommen?
🇮🇹 Italian: Hai ricevuto la mia e-mail?
🇵🇹 Portuguese: Você recebeu o meu e-mail?
📄 Can you review this document?

🇪🇸 Spanish: ¿Puedes revisar este documento?
🇫🇷 French: Peux-tu revoir ce document ?
🇩🇪 German: Kannst du dieses Dokument überprüfen?
🇮🇹 Italian: Puoi rivedere questo documento?
🇵🇹 Portuguese: Você pode revisar este documento?
🤝 Can you help me with this project?

🇪🇸 Spanish: ¿Puedes ayudarme con este proyecto?
🇫🇷 French: Peux-tu m'aider avec ce projet ?
🇩🇪 German: Kannst du mir bei diesem Projekt helfen?
🇮🇹 Italian: Puoi aiutarmi con questo progetto?
🇵🇹 Portuguese: Você pode me ajudar com este projeto?
📋 When do we have to finish the project?

🇪🇸 Spanish: ¿Cuándo tenemos que terminar el proyecto?
🇫🇷 French: Quand devons-nous terminer le projet ?
🇩🇪 German: Wann müssen wir das Projekt fertigstellen?
🇮🇹 Italian: Quando dobbiamo finire il progetto?
🇵🇹 Portuguese: Quando temos que terminar o projeto?

💬 Common Office & Workplace Phrases

📧 I need to send this email before the meeting.

🇪🇸 Spanish: Necesito enviar este correo electrónico antes de la reunión.
🇫🇷 French: Je dois envoyer cet e-mail avant la réunion.
🇩🇪 German: Ich muss diese E-Mail vor dem Meeting senden.
🇮🇹 Italian: Devo inviare questa e-mail prima della riunione.
🇵🇹 Portuguese: Preciso enviar este e-mail antes da reunião.
⏰ The deadline for finishing the project is Friday.

🇪🇸 Spanish: La fecha límite para terminar el proyecto es el viernes.
🇫🇷 French: La date limite pour terminer le projet est vendredi.
🇩🇪 German: Die Frist für die Fertigstellung des Projekts ist Freitag.
🇮🇹 Italian: La scadenza per finire il progetto è venerdì.
🇵🇹 Portuguese: O prazo para terminar o projeto é sexta-feira.
📊 I'm preparing a report for tomorrow's meeting.

🇪🇸 Spanish: Estoy preparando un informe para la reunión de mañana.
🇫🇷 French: Je prépare un rapport pour la réunion de demain.
🇩🇪 German: Ich bereite einen Bericht für das Meeting von morgen vor.
🇮🇹 Italian: Sto preparando un report per la riunione di domani.
🇵🇹 Portuguese: Estou preparando um relatório para a reunião de amanhã.
👥 My coworkers are helping me with the project.

🇪🇸 Spanish: Mis compañeros de trabajo me están ayudando con el proyecto.
🇫🇷 French: Mes collègues m'aident avec le projet.
🇩🇪 German: Meine Kollegen helfen mir bei dem Projekt.
🇮🇹 Italian: I miei colleghi mi stanno aiutando con il progetto.
🇵🇹 Portuguese: Os meus colegas de trabalho estão me ajudando com o projeto.

💬 Everyday Conversations

📅 Talking about a meeting

A: What time is today's meeting?
B: It's at ten in the morning.
A: Do I have to prepare anything?
B: Yes, please bring the project report.

🇪🇸 A: ¿A qué hora es la reunión de hoy?
B: Es a las diez de la mañana.
A: ¿Tengo que preparar algo?
B: Sí, por favor trae el informe del proyecto.

🇫🇷 A: À quelle heure est la réunion d'aujourd'hui ?
B: Elle est à dix heures du matin.
A: Est-ce que je dois préparer quelque chose ?
B: Oui, apporte s'il te plaît le rapport du projet.

🇩🇪 A: Um wie viel Uhr ist das Meeting heute?
B: Es ist um zehn Uhr morgens.
A: Muss ich etwas vorbereiten?
B: Ja, bring bitte den Projektbericht mit.

🇮🇹 A: A che ora è la riunione di oggi?
B: È alle dieci di mattina.
A: Devo preparare qualcosa?
B: Sì, per favore porta il report del progetto.

🇵🇹 A: A que horas é a reunião de hoje?
B: É às dez da manhã.
A: Eu tenho que preparar alguma coisa?
B: Sim, por favor traga o relatório do projeto.
🤝 Asking for help with a project

A: Can you help me review this document?
B: Of course. When do you need it?
A: I have to send it before the end of the day.
B: Okay. I'll review it this afternoon.

🇪🇸 A: ¿Puedes ayudarme a revisar este documento?
B: Claro. ¿Cuándo lo necesitas?
A: Tengo que enviarlo antes del final del día.
B: De acuerdo. Lo revisaré esta tarde.

🇫🇷 A: Peux-tu m'aider à revoir ce document ?
B: Bien sûr. Quand en as-tu besoin ?
A: Je dois l'envoyer avant la fin de la journée.
B: D'accord. Je le relirai cet après-midi.

🇩🇪 A: Kannst du mir helfen, dieses Dokument zu überprüfen?
B: Klar. Wann brauchst du es?
A: Ich muss es vor Ende des Tages schicken.
B: In Ordnung. Ich schaue es mir heute Nachmittag an.

🇮🇹 A: Puoi aiutarmi a rivedere questo documento?
B: Certo. Quando ti serve?
A: Devo inviarlo prima della fine della giornata.
B: Va bene. Lo revisionerò questo pomeriggio.

🇵🇹 A: Você pode me ajudar a revisar este documento?
B: Claro. Quando você precisa?
A: Eu tenho que enviá-lo antes do final do dia.
B: Tudo bem. Eu vou revisar esta tarde.

📝 Example Sentences

📅 This morning we had a meeting to discuss the goals of the new project.

🇪🇸 Spanish: Esta mañana tuvimos una reunión para hablar sobre los objetivos del nuevo proyecto.
🇫🇷 French: Ce matin nous avons eu une réunion pour discuter des objectifs du nouveau projet.
🇩🇪 German: Heute Morgen hatten wir ein Meeting, um die Ziele des neuen Projekts zu besprechen.
🇮🇹 Italian: Questa mattina abbiamo avuto una riunione per discutere gli obiettivi del nuovo progetto.
🇵🇹 Portuguese: Esta manhã tivemos uma reunião para discutir os objetivos do novo projeto.
📧 I sent my boss an email with the documents they needed.

🇪🇸 Spanish: Le envié un correo electrónico a mi jefe con los documentos que necesitaba.
🇫🇷 French: J'ai envoyé un e-mail à mon patron avec les documents dont il avait besoin.
🇩🇪 German: Ich habe meinem Chef eine E-Mail mit den Dokumenten geschickt, die er brauchte.
🇮🇹 Italian: Ho inviato un'e-mail al mio capo con i documenti di cui aveva bisogno.
🇵🇹 Portuguese: Eu enviei um e-mail ao meu chefe com os documentos de que ele precisava.
⏰ We have to finish the report before Friday's deadline.

🇪🇸 Spanish: Tenemos que terminar el informe antes de la fecha límite del viernes.
🇫🇷 French: Nous devons terminer le rapport avant la date limite de vendredi.
🇩🇪 German: Wir müssen den Bericht vor der Frist am Freitag fertigstellen.
🇮🇹 Italian: Dobbiamo finire il report prima della scadenza di venerdì.
🇵🇹 Portuguese: Temos que terminar o relatório antes do prazo de sexta-feira.
👥 My coworkers and I are collaborating on an important project.

🇪🇸 Spanish: Mis compañeros de trabajo y yo estamos colaborando en un proyecto importante.
🇫🇷 French: Mes collègues et moi collaborons sur un projet important.
🇩🇪 German: Meine Kollegen und ich arbeiten gemeinsam an einem wichtigen Projekt.
🇮🇹 Italian: I miei colleghi e io stiamo collaborando a un progetto importante.
🇵🇹 Portuguese: Os meus colegas de trabalho e eu estamos colaborando em um projeto importante.
📊 After reviewing the data, I prepared a report for the meeting.

🇪🇸 Spanish: Después de revisar los datos, preparé un informe para la reunión.
🇫🇷 French: Après avoir examiné les données, j'ai préparé un rapport pour la réunion.
🇩🇪 German: Nach der Überprüfung der Daten habe ich einen Bericht für das Meeting vorbereitet.
🇮🇹 Italian: Dopo aver rivisto i dati, ho preparato un report per la riunione.
🇵🇹 Portuguese: Depois de revisar os dados, preparei um relatório para a reunião.
💻 I work from home some days and go to the office the rest of the week.

🇪🇸 Spanish: Trabajo desde casa algunos días y voy a la oficina el resto de la semana.
🇫🇷 French: Je travaille de chez moi certains jours et je vais au bureau le reste de la semaine.
🇩🇪 German: Ich arbeite an manchen Tagen von zu Hause und gehe den Rest der Woche ins Büro.
🇮🇹 Italian: Lavoro da casa alcuni giorni e vado in ufficio il resto della settimana.
🇵🇹 Portuguese: Eu trabalho de casa alguns dias e vou ao escritório no resto da semana.

🏆 Final Practice

Try saying each English phrase before pressing play.

  • What time is the meeting?
  • What is the deadline?
  • Did you receive my email?
  • I'm working on the report.
  • I have to finish this project today.
  • Can you review this document?